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如何用Excel一鍵生成報表?

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初識Power Query

如下圖,在這個工作簿里,各個工作表分別列舉了全國各個地區的銷售數據,這里為了舉例,只列舉四個城市的基本數據。
銷售數據表

首先,打開數據選項卡下,在[獲取與轉換]組中,新建查詢---從文件---從工作簿。

生成報表

Power Query本來是EXCEL的一個插件,在EXCEL2016以前版本都需要另外下載,但是在Excel2016中,這項技能已經內置在數據選項卡[獲取與轉換]組中,以供大家直接使用。由此足以可見Power Query的重要性。這里就推薦大家升級到最新的EXCEL版本,EXCEL2016以前的版本呢,大家可以自行百度下載安裝這個插件。

生成報表步驟

在彈出的窗口中找到工作簿,導入。

導入

在彈出的導航器界面,勾選“選擇多項”,把這幾個需要合并的工作表全部選中,再選擇右下角的“編輯”。
生成報表步驟

這樣就進入了POWER QUERY編輯器界面。

使用Power Query匯總數據

1,
點擊開始選項卡下[組合]組里面的追加查詢。

2,在下拉列表中選擇“將查詢追加為新查詢”。

3,由于這里有多個表,所以選擇追加三個或更多表。把左側的可用表添加到右側,點擊確定。
我們看到了在左側查詢窗口多了一個查詢表“Append1”,這個表就是匯總的四個表格所有的數據,中間表格區域顯示了合并所有表的內容。

4,現在要做的就是把這個合并的數據返回到工作表里了,這里選擇開始選項卡下,[關閉]組里的關閉并上載,勾選“關閉并上載至”。

5,在“加載到”這個窗口選擇“僅創建連接”,點擊“加載”。

這個時候,在工作簿右側就會出現工作表查詢窗口。顯示的是Power Query編輯器里的查詢窗口的5個表。

6,把新的查詢表“Append1”顯示到表格里。選擇“Append1”右鍵點擊“加載到...”。

7,在“加載到”窗口選擇“表”,上載數據的位置選擇“新建工作表”,點擊“加載”。

這樣合并的數據就顯示在新工作表里了。我們把這個工作表重命名為“合并”。數據顯示如下。

新工作表

更新數據

那如果數據有變動怎么辦?
比如剛才這個合并表里,我們能看到合并數據里銷售額總計是102281,第一條數據2018年7月1日李六在北京的銷售額是1780.

1,現在我們嘗試修改下2018年7月1日李六在北京的銷售額為2500,點擊保存。

2,然后再點擊數據選項卡下,[連接]組里的全部刷新。我們就能看到,數據立即就改變了。

全部刷新
這就是Power Query最給力的地方,不管什么時候修改數據甚至增加數據、減少數據都可以直接在數據源表里修改,然后保存,最后通過“全部刷新”一鍵同步數據,只要保證我們的數據源位置和名字沒有改變就可以了。

小伙伴,怎么樣?是不是很方便,有需要的可以收藏起來哦!

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